Privacybeleid

VZW SPORT IT hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. VZW SPORT IT houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de algemene verordening gegevensbescherming.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze verstrekt zijn. Deze doelen worden hieronder beschreven in onze privacyverklaring.
De verwerking van de persoonsgegevens is beperkt tot enkel de gegevens die minimaal nodig zijn om voor onze doeleinden te gebruiken.
Wij hebben gepaste maatregelen genomen om uw gegevens de beveiligen.
Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen.
Wij zijn op de hoogte van de rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

VZW SPORT IT is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van de privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dat via onderstaande contactgegevens:

VZW SPORT IT
Ranstsesteenweg 24, 2520 Emblem
info@sportit.be
03/488 47 74

Uw persoonsgegevens worden door VZW SPORT IT verwerkt ten behoeve van volgende doeleinden en rechtsgronden.

Om te kunnen deelnemen aan activiteiten van VZW SPORT IT
Het versturen van onze nieuwsbrieven, promotiemateriaal, deelnamebewijzen en fiscale attesten
Om correcte gegegevens te kunnen invullen op uw deelnamebewijzen en fiscale attesten
Het bekomen van subsidiëringen van de overheid
U te kunnen contacteren in geval van ongeval/ziekte/..
Om de betalingen van onze activiteiten te kunnen controleren en opvolgen
Om onze organsitie en groepsindeling van de activiteiten te kunnen verwezenlijken
Om u op de hoogte te houden van toekomstige sportkampen en activiteiten van VZW SPORT IT

Om bovenstaande doelstellingen te kunnen bereiken kunnen wij volgende gegevens van u vragen, opslagen, verzamelen en verwerken

Persoonlijke gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en emailadres
Identiteitsgegevens zoals het rijksregisternummer en identiteitskaartnummer
Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, t-shirtmaat, geboorteplaats, nationaliteit en onderwijsgegevens
Financiële gegevens zoals bankrekeningnummer
Medische gegevens: ziektes, allergieën en medicatiegebruik

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Beeldmateriaal

VZW SPORT IT maakt geregeld foto’s en video’s van onze deelnemers. Dit beeldmateriaal gebruiken we voor onze website, folders, nieuwbrieven en social media.

Bij het aanmaken van een account hebben we om uw toestemming gevraagd om uw kind(eren) te mogen fotograferen.

Verstrekking aan derden

Wij verstrekken uw persoonlijke gegevens enkel aan derden wanneer die noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij:

Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting) en het verzorgen van onze IT-infrastructuur
Het verzorgen en verspreiden van onze nieuwsbrieven en folders
Samenwerkende clubs voor de begeleiding van onze sportkampen

Wij verstrekken nooit persoonsgegevens aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Bewaartermijn

VZW SPORT IT bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Dit wil zeggen dat we uw gegevens bewaren tot één jaar nadat uw kinderen onze sportkampen ontgroeid zijn (dwz. tot wanneer ze 17 jaar zijn). Dit omdat u het jaar nadien nog de mogelijkheid hebt om de fiscale attesten en deelnamebewijzen te downloaden vanop uw account.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

Alle personen die namens VZW SPORT IT van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen
Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe je contact met ons kan opnemen. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacy statement

VZW SPORT IT kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 05/01/2019.